In dit menu kunnen bestanden met leerlinggegevens worden geïmporteerd; er is een voorbeeld met het juiste format. Het te importeren bestandstype moet "xlsx" zijn.
Let op! Zorg dat alle gegevens van het te importeren bestand, zoals kolom volgorde en kolomkoppen etc. overeenkomen met het format zoals hieronder weergegeven. Als een mailadres nog niet bekend is, laat deze kolom dan leeg. Keuzevak zal zelf een mailadres genereren. Voordat leerlingen hun keuzeformulier moeten invullen, kunnen de mailadressen via Leerlingen ➜ Importeer e-mail, geïmporteerd worden.
In stap 2 van het importeren verschijnt een overzicht van de gegevens van de leerlingen die geïmporteerd of bijgewerkt worden. De laatste kolom opmerkingen geeft hier evt. weer wat er mogelijk niet verwerkt kan worden.
Ook de leerlingen van de basisschool en leerlingen die van elders hoger instromen moeten uiteindelijk voor de volledigheid van de prognose en het rooster in Keuzevak worden geïmporteerd. Dit kan, net zoals bij het importeren van eigen leerlingen, doormiddel van een export vanuit het leerling administratiesysteem. Let er hierbij op dat de leerlingen die van de basisschool komen de opleiding Basis krijgen in het te importeren bestand en de leerlingen die van elders komen ook de opleiding Elders. Deze leerlingen kunnen via de prognose van volgend jaar in de juiste opleiding geplaatst worden. Bij importeren van toekomstige basisschoolleerlingen en instroom leerlingen moet geen groep gekoppeld worden! Als het wenselijk is dat de basisschoolleerlingen in hun nieuwe klas getoond worden, dan kunnen ze via Prognose ➜ Nieuwe Klas gekoppeld worden aan de nieuwe klas. (Het overzicht bij de prognose van leerjaar 1 opleidingen is verwarrend als zowel de huidige leerlingen als toekomstige leerlingen te zien zijn).
Klik hieronder op de bijlage voor een voorbeeld bestand om te gebruiken.