Importeren van vakkenpakketten wordt gedaan in die leerjaren waar de leerling eerder, voor een leerjaar daarvoor, al gekozen heeft: Dus bij HAVO 5 (al gekozen voor HAVO 4) en VWO 5 en 6 ( al gekozen voor VWO 4). Soms ook voor VMBO 4 (al gekozen voor VMBO 3).
Ook wordt dit gedaan voor de leerlingen die doubleren (tenzij ze een ander profiel kiezen dan voorgaand jaar); ook dan is de keuze al bekend.
- In de eerste stap wordt gevraagd in welke opleiding (van volgend jaar) de vakken en het profiel opgeslagen dienen te worden.
- In de 2e stap wordt een bestand gevraagd van de leerlingen van het huidige jaar met hun vakken en profiel.
- In de derde stap vindt de controle plaats (zie verder).
Voorbeeld: een bestand uit de leerlingadministratie van huidige HAVO 4 leerlingen met hun vakken en profiel, wordt geïmporteerd in HAVO 5.
Alleen bij leerlingen die een prognose hebben naar HAVO 5 worden dan de vakken geplaatst die ze nu in HAVO 4 (en dus volgend jaar in HAVO 5) hebben.
Dit importeren dient dus plaats te vinden als de prognose al een redelijk betrouwbaar beeld geeft.
Let op:
- Bij leerlingen die gekozen hebben via Keuzevak wordt er niet geïmporteerd; mocht dit wel de bedoeling zijn dan zal eerst de keuze van de leerling verwijderd moeten worden (zie Gekozen vakken, verwijderen).
- Bij import van het profiel met de gekozen vakken, is er geen controle of de gekozen vakken voldoen aan de profielvoorwaarden!
In stap 2 staat een voorbeeld van het juiste format:
Zorg dat alle gegevens van het te importeren bestand, zoals kolomvolgorde en kolomkoppen overeenkomen met het gekozen format.
Let op! Zorg dat de leerlingprognoses in menu Prognose->Leerlingen ingevuld zijn voordat de bestaande vakkenpakketten geïmporteerd worden, omdat de vakken aan de hand van de prognose bij de leerlingen geplaatst worden.
Alléén pakketten importeren voor de opleidingen waar het volgende jaar geen keuzes gemaakt hoeven te worden (behalve bij doubleurs). Bij het importeren van de vakkenpakketten komt het profiel mee.
In stap 3 van het importeren verschijnt een overzicht van de pakketgegevens van de leerlingen die geïmporteerd of bijgewerkt worden.
Ook worden de labels van de vakken meegnomen in de import als deze meegenomen zijn in het importbestand. Let er wel op dat de labels in het menu Inrichten->Labels dezelfde benamingen moeten hebben als de labels de meekomen in het importbestand dat uit het leerlingenadministratie programma wordt geëxporteerd.
Voorbeeld en verklaring van de kleuren:
Vanwege het voorbeeld was voor deze leerling al eerder een vakkenpakket ingelezen maar wordt nu een ander vakkenpakket geïmporteerd:
- De koppeling wordt gedaan op leerlingnummer, vandaar dat in dit controledeel de naam niet weergegeven wordt.
- Het profiel C&M wordt niet herkend (rood) omdat in keuzevak dit profiel als CM vermeld staat.
- Veel vakken stonden al bij de leerling en blijven gelijk (grijs).
- GES wordt toegevoegd (blauw).
- Duits wordt verwijderd en is daarom doorgestreept.
Pas als er op de knop "volgende" geklikt wordt is het importeren/bijwerken afgerond.
Bij het importeren worden de te importeren vaklabels vergeleken met de naam van het label zoals deze is ingericht in het menu Inrichten -> Labels:
Tenslotte:
De kolom keuzerichting laat zien of een leerling via keuzevak zijn keuze heeft opgegeven; de kolom profiel geeft de profielnaam aan als er ingelezen is via export uit de schooladministratie.
Zijn beide kolommen leeg, dan is er nog geen profielkeuze bekend.