Voordat een nieuw schooljaar aangemaakt kan worden is het verstandig om het proces van het afgelopen schooljaar te evalueren en indien nodig bij te stellen voor het komende schooljaar.
Let op! De jaaromzetting van een schooljaar moet via een ticket aangevraagd worden, neem hiervoor contact op met de helpdesk. Vóórdat het schooljaar omgezet kan worden moeten de volgende stappen doorlopen zijn:
- Is het overnemen van de leerlinggegevens voor het volgende schooljaar gewenst?
Zo ja, de leerlingen worden meegenomen naar de hoogst geprognosticeerde opleiding. Controleer of de prognoses overeenkomen met de actuele stand van zaken. Advies: Zorg er voor dat de prognoses van ALLE leerlingen in Keuzevak op 100% in de juiste opleiding staan. (Dat wil zeggen: de opleiding waarin zij nu in het huidige schooljaar zijn geplaatst).
Bij het overnemen van de leerlingen worden de leerling gekoppeld aan een groep die bij de nieuwe opleiding hoort. De werkelijke situatie kan afwijken, waardoor een import in het nieuwe schooljaar wenselijk is van de leerlingen in de juiste groepen.
Zo nee, na het aanmaken van het nieuwe schooljaar zullen de leerlingen geïmporteerd moeten worden. Zie hiervoor Jaaromzetting ➜ Controle stappen. Gegevens van leerlingen van eerdere schooljaren in Keuzevak worden, na opnieuw importeren, gekoppeld aan de leerlingkaart op basis van leerlingnummer. - Voorkeur heeft het om eerst een nieuw schooljaar in Foleta aan te laten maken en daarna of tegelijkertijd Keuzevak. Zorg er voor dat Foleta (voor zover mogelijk) goed bijgewerkt is en dan gaat het vooral om de menu’s: S1.1.2 Opleidingen, S1.1.4 Vakken, S1.1.7 Klascodes en S2.2.5 Lessentabel. Denk aan grote wijzigingen, zoals het toevoegen van nieuwe opleidingen of vakken. Het gaat hierbij om het komend schooljaar in Foleta. Dit is niet noodzakelijk, maar wordt wel geadviseerd. Bij een eerdere omzetting van Keuzevak dan Foleta, kan in het nieuwe schooljaar van Keuzevak alleen gewerkt worden met de menu's Leerlingen en Prognoses.
- Maak vervolgens via de supportpagina van Keuzevak een ticket aan middels de link rechts bovenin het scherm; Een vraag stellen, waarin aangegeven wordt voor welke school Keuzevak gekopieerd mag worden en of de leerlinggegevens wél of niet overgenomen moeten worden in het komend schooljaar.
Bij het omzetten van het lopend schooljaar worden de volgende gegevens overgenomen in het komend schooljaar:
- Doorstroommatrix
- Keuzerichtingen
- Labels
- Gebruikers
- Rollen/rechten
- Leerlingen, als dit wenselijk is en alleen als er een prognose is naar een bestaande opleiding in Foleta. Als een leerling naar een handmatig aangemaakte opleiding (bijvoorbeeld naar een andere school binnen de scholengroep) toe doorstroomt wordt deze niet meegenomen.
- Afgeronde Formulieren
- E-mailadressen van de ouders (indien de leerling mee overgenomen wordt)