Het inrichten van Keuzevak bestaat uit een aantal stappen. Daarvoor moeten de menu's van links naar rechts doorlopen worden. De menu's zijn uitgebreid beschreven onder Onderdelen op de support pagina van Keuzevak.
Advies: zorg voor een uniforme codering tussen het leerling administratiesysteem, formatie en rooster!
Schooljaar
Basisprincipe: er wordt altijd gewerkt in het volgende schooljaar. Voorbeeld; het huidige schooljaar is 2021-2022, dan wordt er gewerkt in het Keuzevak schooljaar 2022-2023. Aangezien de gegevens die opgevraagd en geprognosticeerd worden van toepassing zijn op de formatie van 2022-2023. Er wordt bij de verschillende menu's getoond met welke gegevens bij dat menu gewerkt wordt.
Foleta
Dit menu wordt automatisch gevuld doordat er een koppeling is met de schoolomgeving in Foleta. Van belang is het onderdeel Synchroniseren Foleta. Per tabblad wordt er aangegeven of er een verschil is met Foleta, doordat er wellicht iets veranderd is in Foleta. Door op opslaan te klikken wordt de actie die achter het te synchroniseren item staat, uitgevoerd.
Let op: In de verschillende menu's van dit onderdeel Foleta zijn zaken toe te voegen die wel in Keuzevak gebruikt kunnen worden, maar niet in Foleta staan. Deze onderdelen worden niet terug gesynchroniseerd naar Foleta. Een voorbeeld hiervan is het gebruik van de dummy-vakken ATH en GYM.
Inrichten
Controleer of het juiste leerling administratiesysteem gekoppeld is bij School.
Vink in het submenu Doorstroommatrix de gangbare doorstroom aan. Denk om bij elke opleiding ook de mogelijkheid uitstroom aan te vinken.
In het submenu Prognose opleiding is het mogelijk om een logische vervolgopleiding te plaatsen, zodat bij import van de leerling voor het nieuwe schooljaar, deze leerling automatisch een prognose krijgt voor volgend schooljaar.
In het submenu Keuzerichtingen staan een aantal gangbare keuzerichtingen die gebruikt kunnen worden. Door op een keuzerichting te klikken kan onderin aangegeven worden bij welke opleiding(en) deze keuzerichting voorkomt en waarvoor er later (in het menu Formulieren) een keuzeformulier gemaakt moet maken.
In het submenu Labels worden de labels gedefinieerd die in de keuzeformulieren aan de vraagblokken gekoppeld kunnen worden.
In het submenu LAS coderingen worden opleidingen zoals ze voorkomen in het leerling administratiesysteem, gekoppeld aan de opleidingen zoals ze gebruikt worden in Keuzevak. Tevens worden hier de elementcodes en keuzerichtingen aan een opleiding gekoppeld voor Somtoday gebruikers.
In de submenu's Gebruikers en Rollen kunnen er gebruikers en bijbehorende rollen met rechten aangemaakt worden.
Leerlingen
Vul dit Overzicht met de leerlingen van het huidige schooljaar (en eventuele instroom (Elders) en basisschoolleerlingen (Basis) voor het volgende schooljaar).
Prognose
Laat de mentor of teamleider per leerling de prognose invoeren door bij de verwachte vervolgopleiding een percentage in te voeren. Indien er gekozen is voor het importeren van de leerlingen met een automatische prognose voor het volgende schooljaar, hoeven alleen leerlingen aangepast te worden met een afwijkende prognose en de leerlingen bij wie een automatische prognose niet mogelijk was.
Formulieren
In dit menu worden de Keuzeformulieren opgebouwd. Door middel van vragenblokken worden de keuzes die de leerling kan maken één voor één aangeboden. Hierna kunnen de formulieren opengesteld worden voor de leerlingen.
Met de menu's Foleta, Inrichten, Leerlingen, Prognose en Formulieren is de inrichting van Keuzevak voltooid.