Somtoday labels (vaksoort)
Somtoday maakt gebruik van vaste labels voor de diverse pakketdelen. Bij het inrichten van de formulieren in Keuzevak, moeten deze labels gebruikt worden. Somtoday gebruikt de volgende labels/vaksoorten:
- G = Gemeenschappelijk
- P = Profielvak (vwo, havo, vmbo)
- P* = Profielvak ster (beroepsgericht vak vmbo)
- PM = Profielmodule, onderdelen van het profielvak vmbo
- V = Keuzevak
- V* = Keuzevak ster (vmbo)
- B = Examendeel Bijlage
Leerlingen export vanuit Somtoday ➜ Keuzevak
Ga naar Leerlingen ➜ Rapporteren ➜ vrij exporteren ➜ filter en selecteer de betreffende leerlingen (linksonder kun je selecteren op alles) ➜ volgende
Personalia aanvinken:
- Leerlingnummer
- Roepnaam
- Voorvoegsel
- Achternaam
Onderwijsgegevens aanvinken:
- Leerjaar
- Opleiding afkorting
- Stamgroep
Alle bestanden zijn CSV-bestanden. Voor Keuzevak moet dit bestand omgezet worden naar een .xlsx bestand (Excel werkmap).
Een opleiding afkorting hoeft niet overeen te komen met de opleidingen in Keuzevak. Via LAS coderingen, is het mogelijk de opleiding afkorting van de leerling administratie te koppelen aan de Keuzevak opleiding.
Vakkenpakket export vanuit Somtoday ➜ Keuzevak
Leerlingen ➜ uitgebreid zoeken ➜ Klik op Onderwijsgegevens en vul hierbij de zoekcriteria in, waarvoor een export gemaakt moet worden (bv Leerjaar vanaf, Leerjaar t/m en Opleiding) ➜ zoekfilter toepassen.
➜ exporteren selectie ➜ export definitie bepalen ➜ exporteren.
Export definitie moet de volgende velden bevatten, waarbij de Opleiding afkorting overeen moet komen met de keuzerichtingen die bij Inrichten ➜ Keuzerichtingen staan.
Personalia aanvinken:
- Leerlingnummer
- Roepnaam
- Voorvoegsel
- Achternaam
Onderwijsgegevens aanvinken:
- Opleiding afkorting
- Stamgroep
- Vakken incl soort
De Somtoday beheerder kan de export definitie opslaan en vervolgens rechten uitdelen aan diegene die deze rapportage wil gaan gebruiken.
Alle bestanden zijn CSV-bestanden. Voor Keuzevak moet dit bestand omgezet worden naar een .xlsx bestand (Excel werkmap).
Exportmogelijkheden vanuit Keuzevak
Via Gekozen vakken ➜ Exporteren zijn de volgende exporten te gebruiken voor Somtoday gebruikers:
- Plaatsing leerlingen Somtoday (txt) ➜ Voor het plaatsen van leerlingen in de prognose opleiding.
- Pakketkeuze Somtoday (txt) ➜ Voor het koppelen van de vakkenpakketten van de leerlingen.
Import plaatsingen leerlingen in Somtoday
Om gebruik te kunnen maken van de exportmogelijkheid Plaatsing leerlingen Somtoday dienen de volgende onderdelen gevuld te zijn met de juiste gegevens:
- Foleta – School: Vul de Vestigingnaam of vestigingafkorting in van Somtoday bij het veld: Naam school tbv export administratie.
- Gekozen vakken – nieuwe (k)las: de leerlingen moeten voorzien zijn van een juiste LAS opleiding in de kolom Naar LAS of LAS export.
Maak een export via Gekozen vakken ➜ Exporteren
- Plaatsing leerlingen Somtoday (txt) ➜ Voor het plaatsen van leerlingen in de prognose opleiding.
- Indien bij Gekozen vakken ➜ Nieuwe (k)las de klas van volgend jaar ingevuld is, wordt deze gelijk meegenomen bij het importeren in Somtoday.
Somtoday - importeren plaatsingen
Ga in Somtoday naar: Beheer > Import & Export > Import > Zermelo / Fusyon plaatsingen.
Aandachtspunten voor het importeren van de plaatsingen:
- Maak een importbestand per leerjaar (en evt. niveau), zo is het gemakkelijker de logfile te controleren en te bekijken of de plaatsingen goed zijn gemaakt. Bij het importeren van één totaalbestand kies altijd voor [Ja] bij Vakken meenemen ja/nee.
- De plaatsing wordt aangemaakt per opgegeven datum in het bestand.
- De stamgroep (groep Keuzevak) voor volgend jaar moet bestaan in Somtoday, anders wordt de stamgroep niet aan de leerling toegekend. De plaatsing wordt wel aangemaakt.
- Bij de import bestaat de mogelijkheid te kiezen om de plaatsing definitief te maken, advies van Somtoday is om dit pas definitief te maken nadat alle leerlingen definitief op de juiste opleiding zitten en de lessen zijn gestart.
- Vakken meenemen ja/nee: Kies voor [Ja] als de opleiding een meerjarige bovenbouw opleiding is. Zoals bv voor HAVO4 naar HAVO5. Kies [Nee] als het om een onderbouw opleiding gaat.
- Bestaande plaatsing overschrijven: Kies voor [Ja] als dit een eerdere plaatsing overschreven moet worden.
Nadat alle plaatsingen zijn ingelezen, zal een controle gedraaid moeten worden om te zien of alle leerlingen werkelijk een plaatsing gekregen hebben. Ga in Somtoday naar: Onderwijs > Dashboards > Dashboard jaarovergang > Aantal zwevende leerlingen.
Bestandsformaat ziet er als volgt uit: (* zijn verplichte velden)
8 velden achter elkaar, gescheiden door een ;
<Ingangsdatum (schooljaar) DD-MM-YYYY> *
<Leerlingnummer> *
< Vestigingnaam of vestigingafkorting> *
<Elementcode opleiding> *
<Opleidingafkorting> *
<Leerjaar> *
<Stamgroep>
<Notitieveld>
Voorbeeld 8 velden:
01-08-2020;3;Demo Fusyon/Vwo;0371;Havo-NG;5;H5a;
01-08-2020;2;Demo Fusyon/Vwo;0371;Havo-NG;5;H5a;
De naam van de school of vestigingsafkorting is terug te vinden via Beheer > Instellingen > Vestiging
Import vakkenpakketkeuzes leerlingen in Somtoday
- Inrichten - Labels: Alleen de vaksoorten zoals ze bovenaan beschreven staan, worden herkent. Maak gebruik van een roostercode als er met zelf bedachte labels gewerkt wordt. Vakken met labels die niet meegenomen moeten worden, moeten bij de export uit gevinkt worden!
Maak een export via Gekozen vakken ➜ Exporteren
- Pakketkeuze Somtoday (txt) ➜ Voor het koppelen van de vakkenpakketten van de leerlingen.
- Vergeet niet eventuele labels uit te sluiten voor export die niet mee moeten naar Somtoday (bv reservekeuzes). Als dit vergeten wordt, gaat de export niet goed in Somtoday!
Somtoday - importeren vakkenpakketten
Ga in Somtoday naar: Beheer > Import & Export > Fusyon vakkenpakketten
Aandachtspunten voor het importeren van de pakketkeuzes:
- Een leerling moet een (voorlopige) plaatsingen hebben op de datum van import. Per regel is er een ingangsdatum. Hiermee kunnen toekomstige vakkeuzes (en lesgroepdeelnames) toegekend worden aan de leerling.
- Bij een pakketwijziging, waarbij een vak vervalt, zal dit handmatig aangepast moeten worden in Somtoday. Bij het overschrijven van de pakketkeuze, blijft het extra vak bestaan. Alleen als de plaatsingen (zonder gekoppelde vakken) en de pakketkeuze opnieuw wordt ingelezen zal dit goed gaan.
- Als de vaksoorten (Labels) niet goed ingevuld zijn in Keuzevak, bijvoorbeeld met een verkeerde letter (hoofdletter gevoelig) of door het ontbreken van een roostercode, heeft dat nadelige gevolgen voor de vakkeuze-import. Somtoday kan dan in sommige gevallen de vakkeuzes mogelijk in een verkeerde vakpositie plaatsen, waardoor je veel herstelwerk voor jezelf genereert. Somtoday kijkt eerst naar de vakposities van de opleiding, staat het vak in de vakpositie van de opleiding, dan wordt het vak daar neer gezet. Komt het vak op meerdere vakpostities voor, dan wordt gekeken naar de aangeleverde vaksoort.
- De volgorde van de vakkeuze, gesorteerd per vaksoort (label), bepaald hoe de vakkeuze bij de leerling wordt opgeslagen. Hierdoor zal een extra vak bij een van de twee keuzevakken komen te staan, deze moet handmatig in Somtoday aangepast worden naar het tweede keuzevak.
Bestandsformaat ziet er als volgt uit: (* zijn verplichte velden)
7 velden achter elkaar, gescheiden door een ;
<Ingangsdatum YYYY-MM-DD> *
<Leerlingnummer> *
<Vestigingsnaam> *
<Vak(afkorting)> *
<Vaksoort (G, P, P*, PM, V, V*, B)> *
<Lesgroep>
<Notitieveld>
Voorbeeld 7 velden:2020-04-25;2;Demo Fusyon/Vwo;Fatl;V;H4fatl
Rapportage mogelijkheden vanuit Somtoday
Overzicht bekijken per opleiding hoe de vaksoorten ingedeeld zijn per vak (te gebruiken bij het maken van de formulieren): Onderwijs > Kies vestiging > Opleidingen > Kies opleiding > Vaksecties
(Let op juiste richting en leerjaar)
Controle vakkenpakketten: Beheer > Controles > vakkenpakketten (controleer ook eventuele onafgehandelde meldingen).